Quatre conseils pour des réunions plus efficaces

J’ai eu envie d’écrire cet article suite à un constat que je me faisais quotidiennement lorsque j’étais consultante, à la sortie d’une réunion: «encore une réunion qui n’a servi à rien ». Soit car j’étais déjà au courant de son contenu, ou soit car j’en attendais des prises de décisions, qui se sont avérées inexistantes…

D’ailleurs quand je voyais l’agenda de certains responsables, où figurait souvent jusqu’à deux ou trois réunions en même temps je m’interrogeais. Avaient-ils réussi à acquérir le don d’ubiquité?

Et le pire (ou le plus drôle, c’est selon), c’est que les organisateurs s’attendaient vraiment tous à ce qu’ils soient présents, car dans la majorité des cas, les réunions étaient maintenues. Pour découvrir, le moment venu que, les personnes clefs de la réunion étaient absentes (c’était vraiment inattendu, n’est-ce pas ?). Une autre réunion était donc organisée, la précédente n’ayant servi à rien. Et ainsi de suite.

Lorsque j’ai eu à animer mes premières réunions, je me suis dit qu’il suffisait de bien les préparer en amont. Avec un beau Power Point, plein de schémas en couleurs, cela donnerait envie à tous les participants d’y assister. Pour sûr, cela réglerait tous les problèmes. J’aurais pu aussi vous rajouter la licorne et l’arc-en-ciel mais je pense que vous avez compris l’état d’esprit dans lequel j’étais.

Comme vous vous en doutez, mon super power point n’a rien réglé du tout. Et j’ai dû petit à petit développer un ensemble de techniques secrètes dignes des plus grands maîtres pour gagner en efficacité. Elles ont tout de même leurs limites: on ne peut pas lutter contre un processus décisionnel absent ou contre une volonté de ne pas décider. On peut juste très fortement l’inciter.

1)Définir les objectifs de votre réunion

Je distingue deux grands types de réunions: d’un côté, celles actives, ou l’on attendait une action, un mouvement de la part des participants: des ateliers de travail pour construire une solution, où bien des instances décisionnelles. Et de l’autre, les réunions passives, comme des sessions de formation, où il s’agit davantage d’informer, l’interaction avec le public n’est pas l’objectif premier.

Certaines réunions ont un contenu mixte, comme par exemple des sessions d’exercices pendant une formation. Dans ces cas-là, j’ai remarqué que si la partie passive précédait la partie active et si elle durait plus de trente minutes, la suite de la réunion s’avérait peu productive. Les intervenants ayant besoin de temps pour se repositionner dans une posture «active».

Se focaliser sur l’attendu de la réunion est donc essentiel: si pour vous l’objectif principal est la prise de décisions, la préparation de votre support, les communications en amont, la liste de vos invités doivent se focaliser dessus. Plus vous multiplierez le nombre de cibles, moins vous aurez de chance de les atteindre (n’est pas Hawkeyes qui veut).

De même, si vous savez que les personnes indispensables sont absentes, n’ayez pas de scrupule à la la déplacer, quitte à l’organiser en comité ultra restreint. L’objectif étant que les choses avancent.

2) Le temps, le temps, le temps

Lorsque j’étais coordinatrice, de projet, je devais régulièrement solliciter divers interlocuteurs pour la prise de décisions, pour parfois des choses très basiques comme une date ou la validation d’un contenu.

Quel qu’en soit le motif, dans à peu près la moitié des cas, les deadlines fixées n’étaient pas tenues. Je devais donc relancer et sous la contrainte du temps je finissais la plupart du temps par obtenir une réponse.

Ce n’est pas tant que ces décisions nécessitaient un temps de réflexion que cette mise sous pression les forçait à se mettre en posture de décision. Et c’est la mise dans cet état d’esprit qui est souvent plus complexe que la prise de décision elle-même.

Car d’ailleurs, de combien de temps a-t-on besoin pour décider ? Certains vous répondront dix minutes, d’autres vingt, plusieurs jours, semaines… Aucune durée n’est bonne ou mauvaise, c’est l’urgence de la situation qui le dictera et la volonté des décideurs que les choses bougent (et certains n’en ont aucune envie…)

Aussi, j’ai toujours évité de faire durer les réunions plus d’une heure, l’attention des participants déclinants au bout de trente minute, Qui n’a pas vu quelqu’un pianoter sur son téléphone, regarder sa montre, ou répondre à ses mails en pleine réunion par ennui? (allez soyez honnête, je suis sûre que vous-même cela vous est déjà arrivé).

Aussi, pour à la fois placer les intervenants dans la posture adéquate et pour gagner du temps, faites en sorte que la réalisation de votre objectif ait lieu dès le début de la séance. Si vous devez animer un brainstorming, l’animation devrait débuter les 10 premières minutes, une fois les consignes expliquées. Si vous avez besoin que des questions soient tranchées, faites les prendre dès le début, sans les faire précéder par trente minutes d’explications et imposer un timing pour le dérouler de chacune d’entre elles.

Les autres actions comme la remontée d’information si elles n’ont pas pu être traitées en réunion peuvent toujours donner lieu à un écrit, sans que vous ayez besoin d’organiser une séance supplémentaire.

3) A bas les Power Point

Dans la plupart des réunions auxquelles j’assiste, l’utilisation du Power Point est de mise. Ce que je trouve plutôt approprié dans le cas d’une formation, pour afficher des screens ou des schémas, qui seront complétés par un guide utilisateur plus détaillé.

En revanche, pour toutes les autres réunions, je ne suis pas du tout fan, car je trouve que l’on substitue la forme au fond. J’avais le sentiment qu’une information catastrophique passait mieux en séance car il y avait un très beau slide qui l’expliquait. On se dit d’abord «ah oui, c’est super bien fait !» et on pense moins à la mauvaise nouvelle. On pense d’abord à la forme plutôt qu’au fond.

Prenez un Tedx, nombre d’intervenants n’ont absolument aucune diapositive, et pour autant l’écoute du public est totale, l’intensité et la construction de leur discours suffisent.

Et plus tard, j’ai vu mon intuition confirmée quand j’ai appris que le patron d’Amazon, Jeff Bezos avait proscrit l’utilisation de Power point et qu’il privilégie l’utilisation de mémos, qui détailleraient un état global de la situation.

Je suis complètement alignée sur cette posture, pour plusieurs raisons. D’abord, car cela assure que tous les participants disposent du même niveau d’information, et permet de rentrer dans le vif du sujet dès de début de la séance et ainsi gagner du temps et surtout de l’énergie.

Ensuite car mon principal reproche est qu’un power point ne présente qu’une image synthétique d’une situation, sans le contexte, ni le le raisonnement qu’il induit. Il n’est pas utilisable seul pour une prise de décision et nécessite d’être complétée par d’autres explications. Alors à quoi bon se servir d’un support qui peut fausser la donne et provoquer des incompréhensions?

4) Limiter le nombre de participants

Ne vous êtes-vous jamais demandé si quand vous organisez une réunion vous deviez vraiment inviter telle ou telle personne? Ce n’est pas tant que vous aviez besoin d’elle mais qu’il serait «mal vu» de ne pas le faire, cela pourrait la vexer. Alors pour éviter cela ne se produise, vous décidez de l’inviter quand même. Pourtant, cela aurait sans doute simplifié les choses de ne pas le faire, car plus une assemblée est nombreuse, plus complexe est la prise de décision.

Je vous vois venir: et si on souhaite impliquer un maximum les équipes et les engager, on fait comment? Si vous désirez une décision collective, alors effectivement, invitez le plus grand nombre. Mais alors chacun se trouvera en posture active, et pourra être un moteur.

A l’inverse, si la décision n’est du ressort que d’une ou deux personnes, quel est l’intérêt d’en inviter dix? Car cela ne fera que parasiter la séance, les décideurs se sentant alors scruter et mis sur la sellette.

L’intérêt du mémo cité ci-dessus prend alors tout son sens : lorsque je souhaitais assister à un groupe de travail, dans la majorité des cas c’était surtout pour me tenir au courant de la situation. Si un mémo me permettait d’obtenir le même niveau d’information et que le compte rendu m’était communiqué, ma présence à la réunion n’avait pu lieu d’être.

Et cela éviterait également de faire X fois la même réunion pour X niveaux différents, comme cela arrive souvent. Lors de mes premières années en tant que consultante, j’aurais même presque pu vous dire « c’est l’histoire de ma vie »,

Il m’est très souvent arrivé de perdre courage face à ces réunionites aigues, qui à la longue provoquaient une perte de sens. Mais croyez-moi, avec de la persévérance et de la ténacité, il est possible d’y remédier (en parti).