La gestion d’une équipe en temps de confinement

J’avais, dans un premier temps, envisagé de rédiger un article pour partager des conseils afin de mieux travailler à distance en équipe. Et en commençant à rédiger mon article, je me suis aperçue à quel point le contexte actuel le différenciait d’une situation de télétravail classique. Aussi, j’ai décidé d’adopter un angle différent et de plutôt me concentrer sur « comment garder motivée et soudée une équipe dans une situation de confinement ». Pour vous proposer des éléments de réponse, je devais analyser la situation pour en comprendre ses spécificités :

  • Le climat anxiogène: l’actualité est tellement prenante et intense que la consulter peut prendre le pas sur l’activité (dans la mesure où la situation évolue rapidement avec des impacts significatifs sur la vie quotidienne). L’actualité devient alors le principal sujet de préoccupations et de discussions, au détriment de l’activité. Et commence alors un cercle vicieux dont il est difficile de sortir : plus on consulte les dernières nouvelles, plus l’on en parle et plus on se renseigne et ainsi de suite.

  • Le caractère imposé de la démarche : en principe, travailler à distance est utilisé comme une démarche facilitatrice et à la demande. Or ici, ce dispositif est imposé, et il peut ne pas convenir à tout le monde, certains n’aimant pas travailler de chez eux, ou ne disposant pas d’une pièce dans laquelle être tranquille, séparée du reste du foyer. Ce qui ne fera qu’exacerber les tensions.

  • Le manque d’anticipation: l’urgence et la rapidité du changement de situation a contraint les entreprises à adopter massivement le télétravail en un laps de temps très court qui a pu ne pas être suffisant pour établir une stratégie de travail collaboratif. Et cela peut d’autant plus se ressentir sur une équipe qui n’est pas l’habituée à ce que tous ses membres puissent travailler à distance, tous en même temps et sur une durée aussi longue. De même, certains outils, fichiers, dossier peuvent ne pas être disponible à distance, ce qui limitera les possibilités.

  • Le manque de visibilité : pour rappel, il a d’abord été annoncé l’interdiction de rassemblement de moins de 1000 personnes, puis de 100, puis incitation au télétravail, puis fermeture des cafés et restaurants, et enfin confinement et tout cela en l’espace d’une dizaine de jours. Pour le moment, il est difficile de se projeter, ne serait-ce que pour une date de fin de confinement, et il n’est pas exclu que celui-ci puisse être renforcé. Impossible pour le moment de prédire un retour à la normale, ce qui signifie que les solutions envisagées doivent être tenables sur plusieurs semaines, pour d’avantage de pérennité.

  • Travailler et garder les enfants en même temps : en théorie, les parents qui le souhaitent peuvent demander un arrêt de travail, mais beaucoup essayent de concilier les deux, et c’est tout à leur honneur. Le niveau de productivité ne pourra pas être au rendez-vous, on ne peut pas être partout à la fois, et ils auront sans doute besoin de latitudes dans les horaires pour réussir le challenge.

  • L’inertie de l’environnement : cela paraît évident, mais ce n’est pas seulement votre société qui doit composer avec le travail à distance, mais tout votre écosystème. Ce qui peut être à la fois un avantage, car on est toujours plus réceptif à un problème que l’on rencontre soi-même. Mais aussi un inconvénient, car vos partenaires aussi seront en mode dégradé, ce qui par capillarité dégradera aussi votre niveau de qualité.

Le contexte, les outils, le changement de lieu, et le caractère imprévisible de la situation font qu’il serait vain d’essayer de reproduire à distance une organisation du travail identique à celle en présentiel et d’en attendre un niveau de productivité équivalent. Il existe trop de facteurs de différenciations, ce qui implique que l’équipe se transforme durant cette phase, et que ses membres développent de nouvelles façons de travailler ensemble.

En réussissant ce challenge, l’équipe s’en trouvera plus mature, car ce sont dans les situations les plus compliquées que se créent les liens les plus forts. En effet un événement comme ce confinement génère des émotions, que l’on lisse habituellement dans l’environnement professionnel et qui sont pourtant indispensable au développement d’une culture d’entreprise forte et représentative. Et pour cela, je vous propose quelques pistes de réflexion :

  • Redéfinir les contours de chaque poste de l’équipe : certaines activités ne seront plus réalisables/utiles, d’autres à prioriser, à créer… Bref, demander à chacun de constituer sa nouvelle feuille de route et les objectifs qui leur semblent atteignables. Il faut recréer une situation où les réussites sont possibles à l’échelle de la situation, pour ne pas se positionner en situation d’échec en souhaitant maintenir un niveau de qualité identique à celui d’avant la crise.

 

  • Proposer des ateliers d’intelligences collectives : on subit la situation actuelle, mais on peut décider de la façon dont on se l’approprie. Et un excellent moyen de remotiver les troupes est de se positionner comme acteur du changement. Aussi proposer des points en visio, animés par des facilitateurs pour proposer de nouveaux outils, de nouvelles activités, bref pour créer et construire le changement.

 

  • S’assurer que tout le monde va bien et reste en contact : pour certains, le confinement rime aussi avec solitude, car ils se retrouvent coincés, seuls chez eux pour un long moment. Et à l’inverse d’autres vivent à plusieurs, mais la promiscuité peut être source de tension et être difficile à supporter. Dans tous les cas, la priorité est de vérifier que tout le monde se porte bien, et organiser, par exemple, un ou deux points de 15 minutes informels chaque jour pour échanger comme on le ferait autour de la machine à café.

 

  • Revoir les moyens de communications : il y a une différence entre travailler à distance avec une autre partie de l’équipe réunie au même endroit, et le faire et que toute l’équipe soit séparée. Le réflexe pour pallier à cela est que tous les échanges informels qu’ont des personnes travaillant dans le même espace, donne lieu à une conversation téléphonique. Le risque est alors d’enchaîner les appels sans avoir du temps pour produire. Cette interview d’un membre de Zapier, une société fonctionnant en full remote, explique en détail leur mode de fonctionnement et l’importance d’utiliser des outils et des plateformes collaboratifs,. L’objectif est alors que les informations soient consultables par le plus grand nombre pour éviter des calls en doublons.

 

  • Redéfinir le pilotage de l’activité : il se peut que des données ne puissent plus être suivies fautes d’accès aux outils ou, car une activité a dû être stoppée. Et à l’inverse, la situation peut avoir fait naître des risques, ou de nouvelles façons de travailler qui demandent un suivi particulier. L’ensemble des reportings et des tableaux de bord doivent être adaptés sur la situation. Par exemple, la création de nouveaux indicateurs comme le suivi des arrêts maladie, le taux de présence des prestataires ont complètement leur sens ici et sont un risque à suivre pour le maintien de l’activité.

 

  • Développer l’autonomie des collaborateurs et le leadership du manager : la distance a tendance à atténuer les liens hiérarchiques, et dans le climat d’incertitude actuel, les équipes auront d’avantage besoin d’être accompagnées, guidées, que dirigée par leur manager. Leur rôle sera surtout de créer un cadre propice à l’entraide, le confinement renforçant le besoin de contact avec l’extérieur, c’est l’occasion pour eux développer une culture d’équipe qui fasse sens. Car ces derniers temps, il n’a jamais été autant question de trouver du sens à ce qu’on fait, et à comprendre ou l’on se situe sur la chaîne de valeur, à quoi l’on sert en tant qu’individu est dans l’équipe. Le contexte anxiogène que l’on vit actuellement peut paradoxalement être le moyen d’offrir aux individus les clefs pour se réinventer, et être aligné sur qui ils sont. Il faut parfois que l’on nous enlève tout pour comprendre ce dont on a le plus besoin.